Secretária: Amélia Ferreira da Silva Siqueira

Telefone: (22) 3199-9150 – Ramal 239
E-mail: seadm-pma@hotmail.com
Endereço: Avenida John Kennedy, 120, Centro
Horário de funcionamento: de segunda à sexta-feira das 9h às 17:30h

Atribuições da Secretaria

 SECRETARIA  DE ADMINISTRAÇÃO (Secretário) 

•  Supervisionar as atividades relativas à administração de pessoal e material;
•  Orientar e fiscalizar a aplicação da legislação de pessoal, propondo as alterações que julgar conveniente;
•  Examinar e opinar em questões relativas a direitos, deveres e vantagens dos servidores;
•  Supervisionar os processos de licitação para aquisição e locação de bens, serviços e obras, e para a alienação de patrimônio municipal;
•  Coordenar as atividades de recebimento, guarda e distribuição de materiais;
•  Providenciar a manutenção e a recuperação das máquinas e equipamento de escritório;
•  Supervisionar as atividades de registro e controle dos bens imóveis, móveis e semoventes da Prefeitura;
•  Supervisionar as operações de comunicações administrativas, notadamente no que concerne ao recebimento, registro, encaminhamento e arquivo.
•  Prover os serviços de zeladoria, segurança, portaria e reprografia.

SUBSECRETÁRIO

•  Auxiliar o Secretário Municipal de Administração na organização, orientação, coordenação e controle de atividades;
•  Exercer atividades delegadas pelo Secretário;
•  Despachar com o Secretário;
•  Substituir automática e eventualmente o Secretário em suas ausências impedimentos ou afastamentos legais;
•  Desempenhar outras tarefas compatíveis com suas atribuições e de acordo com as determinações do Secretário

ASSESSOR TÉCNICO

•  Desenvolver trabalhos técnicos e estudos especializados quando solicitados;
•  Estudar e emitir pareceres em processos e expedientes que lhes sejam expressamente encaminhados;
•  Minutar despachos, informações e pareceres relativos a processos e a expedientes de rotina;

•  Realizar atividades de natureza administrativa quando solicitadas;
•  Auxiliar os dirigentes do órgão na supervisão, coordenação e orientação das unidades e dos servidores subordinados;
•  Executar outros encargos atribuídos pelo dirigente

ASSESSOR ESPECIAL

•  Atuar na elaboração de estudos, no preparo de informações, pareceres e notas por solicitação do chefe imediato;
•  Assessorar o gestor da administração municipal no exame de assuntos variados, como propostas, projetos e anteprojetos, representações e outros submetidos à sua apreciação;
•  Participar de reuniões, assembleias, e outros eventos, lidando com informações necessárias a interessados e a seus dirigentes;
•  Atuar no sentido de dirimir dúvidas e municiar dados e informações para tomada de decisão de gestores;
•  Realizar missões para implementação de projetos especiais;
•  Liderar grupos de pessoas, dada sua posição de senioridade, conhecimento ou de comando de equipes;
•  Participar de comissões de estudo, sindicâncias, grupos de trabalhos e colegiados, para atendimento de seus órgãos;
•  Realizar e participar de missões, diligências, reuniões e pesquisas em sua área de atuação, dentro ou fora do Município, encarregado por seus superiores;
•  Executar atividades assemelhadas e afins, quando solicitados, de maneira esporádica ou em projetos no qual esteja vinculado.

PREGOEIRO

•  Dirigir os atos que integram os processos licitatórios, nas diversas modalidades para aquisição de bens e contratação de serviços, supervisionando todas as etapas;
•  Supervisionar a correta organização e arquivamento dos processos correspondentes às licitações; assessorar a comissão de licitações, com o objetivo do efetivo cumprimento da legislação pertinente;
•  Coordenar os serviços de manutenção dos registros cadastrais dos fornecedores, bem como a emissão dos respectivos certificados;
•  Coordenar a manutenção, de forma regular, dos registros e relatórios instituídos pela Administração; assessorar os titulares das diversas Secretarias e Departamentos que compõem a Administração, na tomada de decisões sobre a aquisição de bens e serviços, bem como na escolha da modalidade de licitação;
•  O credenciamento dos interessados;
•  O recebimento dos envelopes das propostas de preços e da documentação de habilitação;
•  A abertura dos envelopes das propostas de preços, o seu exame e a classificação dos proponentes;
•  A condução dos procedimentos relativos aos lances e à escolha da proposta ou do lance de menor preço;
•  A adjudicação da proposta de menor preço;
•  A elaboração de ata;
•  A condução dos trabalhos da equipe de apoio;
•  O recebimento, o exame e a decisão sobre recursos e, ainda, o encaminhamento do processo devidamente instruído, após a adjudicação, à autoridade superior, visando a homologação e a contratação.

PRESIDENTE DA COMISSÃO DE LICITAÇÃO

•  examinar os documentos,  dirigir e julgar os procedimentos licitatórios e praticar os atos correlatos.
•  Resguardar o interesse público, garantindo presteza e produtividade na realização de suas atribuições, o que resulta na otimização dos recursos públicos e no satisfatório atendimento das necessidades do cidadão.
•  Oportunizar a todos os interessados, que estejam de acordo com as condições fixadas no instrumento convocatório, a possibilidade de formularem propostas, devendo selecionar e aceitar a mais conveniente para o setor público.

DIRETOR DO DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO

•  Representar o titular da pasta em situações peculiares inerentes ao cargo;
•  Dirigir a elaboração de cronogramas de trabalho para melhor aproveitamento de recursos humanos e economicidade dos projetos elaborados pela Secretaria, bem como fiscalizar o seu cumprimento;
•  Dirigir e supervisionar os projetos desenvolvidos pela Secretaria;
•  Dirigir e coordenar as equipes que desenvolvem projetos junto à Secretaria, orientando e determinando os procedimentos;
•  Assessorar o titular da pasta em suas relações públicas;
•  Dirigir o processo de encaminhamento dos interessados aos órgãos competentes da Secretaria para atendimento ou solução de consultas e reivindicações;
•  Eventualmente, se habilitado, dirigir veículo automotor estritamente no desempenho de suas funções;
•  Executar competências afins

DIRETOR DO DEPARTAMENTO DE COMPRAS

•  Dirigir todos os atos inerentes às compras de equipamentos e serviços do Município;
•  Dirigir os serviços de levantamento de preços a fim de orientar as compras mais vantajosas para a municipalidade;
•  Supervisionar o processo de escolha e organização da compra dos materiais necessários à Administração Municipal;
•  Supervisionar a execução dos orçamentos de preços para fins de parâmetros nas licitações;
•  assessorar, de forma regular, os servidores responsáveis pelo registro de todos os atos que integram a rotina de compras de materiais e contratação de serviços;
•  cooperar, quando necessário, com a equipe de licitações, promovendo a integração das atividades, primando pelo princípio da economicidade, observado o interesse público e a conveniência administrativa;

DIRETOR DO DEPARTAMENTO DE ALMOXARIFADO

•  Gerar relatório estatístico sobre a demanda anual dos materiais de consumo para orientar a elaboração do planejamento para o exercício financeiro seguinte;
•  Controlar e armazenar os materiais de consumo, para atendimento às demandas das unidades administrativas;
•  Receber e conferir os materiais de consumo entregues pelos fornecedores, conforme as especificações inseridas na nota de empenho;
•  Entregar aos fornecedores as notas de empenho dos materiais de consumo adquiridos pela Prefeitura e controlar o prazo de entrega;
•  Atestar, isolada ou com outros órgãos da administração, as notas fiscais dos materiais de consumo entregues pelos fornecedores.

DIRETOR DO DEPARTAMENTO DE PATRIMÔNIO

•  Controlar e armazenar os bens patrimoniais que compõem a reserva técnica da Prefeitura, para atendimento às demandas das unidades administrativas;
•  Controlar a movimentação em sistema próprio dos bens patrimoniais, bem como dos termos de responsabilidade;
•  Entregar aos fornecedores as notas de empenho dos bens patrimoniais adquiridos pela Prefeitura, com posterior envio à Seção de Almoxarifado para controle do prazo de entrega;
•  Colher, quando necessário, nas notas fiscais emitidas pelos fornecedores dos bens patrimoniais, o atestado do solicitante para fins do seu recebimento definitivo;
•  Tombar bens patrimoniais adquiridos ou recebidos em doação;
•  Receber e encaminhar móveis e equipamentos danificados à manutenção.
•  Atestar, isolada ou com outros órgãos da administração, as notas fiscais dos bens patrimoniais entregues pelos fornecedores.

CHEFE DA DIVISÃO DE PROTOCOLO GERAL

•  Atendimento ao Público
•  Recebimento, classificação, distribuição e informações de Documentos e Processos em geral (ofícios, memorando, requerimentos, etc..);
•  Classificação dos Documentos Recebidos;

CHEFE DA DIVISÃO DE ARQUIVO

•  Receber e registrar os processos administrativos e documentos para arquivamento;
•  Arquivar os processos administrativos e documentos recebidos com essa finalidade;
•  Manter sistema de organização e controle dos processos administrativos e dos documentos arquivados para possibilitar posterior recuperação;
•  Proceder à guarda do acervo arquivístico, obedecendo à tabela de temporalidade específica;
•  Proceder ao descarte de documentos de vida temporária em articulação com as unidades interessadas;
•  Promover a conservação, higienização e desinfecção dos processos administrativos e documentos arquivados;
•  Providenciar a restauração de documentos e volumes danificados;
•  Efetuar empréstimos de documentos e processos administrativos mediante a realização de rigoroso controle;
•  Cumprir os Planos de Trabalho e cronogramas de realização de atividades do Setor;
•  Elaborar relatórios, estatísticas e estudos referentes às atividades da unidade;
•  Desempenhar outras competências típicas da unidade, delegadas pela autoridade superior ou cometidas através de normas.

DIRETOR DO DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS

•  Promover medidas relativas ao processo de recrutamento, seleção, colocação, treinamento, aperfeiçoamento, avaliação e desenvolvimento de recursos humanos;
•  Promover a profissionalização e valorização do servidor municipal;
•  Aprimorar as normas existentes e executar programas;
•  Efetuar o exame legal dos atos relativos a pessoal e promover o seu registro e publicação;
•  Promover a concessão de vantagens previstas na legislação de pessoal;
•  Administrar o Sistema Classificado de Cargos;
•  Manter mecanismos permanentes de controle e avaliação das despesas com pessoal efetuadas pelo Município;
•  Administrar, controlar e elaborar relatórios do Controle Interno;
•  Elaborar e emitir a Declaração de Relação Anual de Informações Sociais-RAIS, a Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte – DIRF, documentos previdenciários e Informações à Previdência Social – SEFIP – Programa de Prevenção de Riscos Ambientais – PPRA;
•  Entregar e enviar em prazo hábil legal os relatórios que a legislação determina;
•  Emissão de declarações.
•  Planejar, desenvolver e coordenar a política geral de gestão de recursos humanos da administração direta e indireta.
•  Desenvolver estudos e coordenar projetos de modernização administrativa.
•  Coordenar a aplicação da política de carreiras e remuneração dos servidores públicos municipais.
•  Planejar, coordenar e executar os sistemas de administração promovendo a racionalização do uso de bens e equipamentos.
•  Garantir ao servidor a tranquilidade necessária para o desenvolvimento de sua função pública.

CHEFE DA DIVISÃO DE GESTÃO DE PESSOAL

•  Dirigir o setor de recursos humanos delegando tarefas aos servidores integrantes da equipe de trabalho;
•  Supervisionar os atos relativos à vida funcional dos servidores públicos; supervisionar os serviços de elaboração de folha de pagamento e demais rotinas do setor;
•  Dirigir a emissão de pareceres sobre os serviços que lhe são inerentes; supervisionar a montagem de processos de aposentadoria e pensão na forma da lei;
•  Assessorar a comissão que executa o processo do estágio probatório dos servidores; chefiar os serviços de informações determinadas por lei aos órgãos de fiscalização internos e externos, bem como aos órgãos de controle do Governo Federal ou Estadual; 
•  Executar demais atividades correlatas.